Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – jakie obowiązki czekają przedsiębiorców i jak się do nich przygotować?

CRBR

Z uwagi na panującą epidemię koronawirusa termin przekazania informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych został przesunięty z kwietnia na lipiec. Przedsiębiorcy nie powinni jednak czekać z raportowaniem do ostatniej chwili. Nowe przepisy oznaczają nie tylko obowiązki sprawozdawcze, ale być może także konieczność rewizji dotychczasowej struktury korporacyjnej.

Rejestr beneficjentów rzeczywistych – czym jest?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) to system informatyczny uregulowany w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2018 poz. 273), utworzony w celu przetwarzania informacji o beneficjentach rzeczywistych podmiotów wskazanych w ustawie. Jak wyjaśnia resort finansów, posiadanie precyzyjnych i aktualnych informacji o beneficjentach rzeczywistych ma fundamentalne znaczenie dla przeciwdziałania nadużyciom, w tym praniu pieniędzy, gdyż uniemożliwia przestępcom ukrycie tożsamości dzięki zastosowaniu złożonej struktury korporacyjnej. Realizacji tego celu mają służyć właśnie informacje gromadzone i przetwarzane w CRBR.

Zgodnie z definicją określoną w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, beneficjentem rzeczywistym są:

W przypadku osób fizycznych:

  • osoby sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę, lub
  • osoby, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.

W przypadku spółek – osób prawnych:

  • osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem spółki, której przysługuje prawo własności więcej niż 25 proc. ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
  • osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25 proc. ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
  • osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25 proc. ogólnej liczby udziałów lub akcji spółki, lub łącznie dysponującą więcej niż 25 proc. ogólnej liczby głosów w organie spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
  • osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad spółką przez posiadanie w stosunku do niej uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351), lub
  • osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w organach spółki w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w powyższych punktach oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu

W świetle art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. b) ustawy w odniesieniu do podmiotów będących trustem za beneficjenta rzeczywistego uważa się:

  • założyciela,
  • powiernika,
  • nadzorcę, jeżeli został ustanowiony,
  • beneficjenta,
  • inną osobę sprawującą kontrolę nad trustem.

Zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1 lit c) ustawy przypadku przedsiębiorcy-osoby fizycznej, wobec którego nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad nim przez inną osobę fizyczną lub osoby fizyczne, przyjmuje się,  że jest  jednocześnie beneficjentem rzeczywistym.

W świetle art. 58 ustawy do przekazywania informacji na temat beneficjentów oraz aktualizacji zgłoszonych danych są zobowiązane następujące podmioty:

  • spółki jawne,
  • spółki komandytowe,
  • spółki komandytowo-akcyjne,
  • spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • proste spółki akcyjne,
  • spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 623).

Zgłoszenie ma zawierać zarówno dane na temat podmiotów przekazujących informacje (w tym osób ich reprezentujących), jak i samych beneficjentów rzeczywistych.

Nowe obowiązki i sankcje za ich niedopełnienie

Zobowiązane podmioty są zobligowane przekazywać informacje do CRBR nie później niż w terminie 7 dni od dnia ich wpisu Krajowego Rejestru Sądowego, a w przypadku zmiany już złożonych informacji – w terminie 7 dni od dnia zmiany. Zgłoszenia w formie dokumentu elektronicznego mają dokonywać osoby uprawnione do reprezentacji spółek – nieodpłatnie oraz z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z przepisami zgłoszenie opatrzone jest podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz zawiera oświadczenie o prawdziwości informacji zgłaszanych do Rejestru składane pod rygorem odpowiedzialności karnej przez zgłaszające osoby.

W świetle art. 68 ustawy osoba przekazująca dane o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji odpowiada za szkodę wynikającą ze zgłoszenia do CRBR nieprawdziwych informacji, jak również za niedokonanie zgłoszenia i brak aktualizacji już przesłanych danych.  Zgłaszający nie poniesie konsekwencji za wymienione uchybienia jeśli szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za której działanie osoba dokonująca zgłoszenia nie ponosi odpowiedzialności.

Zgodnie z art. 153 ustawy spółki, które nie dopełniły obowiązku zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych w ustawowym terminie podlegają karze pieniężnej do wysokości 1.000.000 PLN.  Kary mogą być również nałożone na osoby fizyczne będące m.in. beneficjentami rzeczywistymi, które nie dopełniły formalnych obowiązków związanych ze spełnieniem wymogu niekaralności  za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. W takim przypadku kara pieniężna może być wymierzona do wysokości 10 000 PLN.

Jak przygotować się do raportowania?

Obowiązek przekazywania informacji o beneficjentach rzeczywistych może rodzić liczne trudności w praktyce. Składanie zgłoszeń będzie szczególnie skomplikowane dla podmiotów, w których struktura własnościowa (akcjonariat) jest rozdrobniona i obejmuje również zagranicznych udziałowców. Katalog beneficjentów rzeczywistych jest bardzo szeroki, zatem w przypadku niektórych spółek problematyczne będzie ustalenie, który podmiot posiada taki status. Dodatkowe komplikacje mogą rodzić sytuacje, gdy statut lub umowa spółki przyznają niektórym wspólnikom akcje uprzywilejowane albo gdy w firmie istnieją udziały objęte umową powiernictwa bądź będące przedmiotem zastawu. Warto zatem gruntownie przeanalizować strukturę właścicielską firmy i upewnić się, że zgłoszone zostały wszystkie osoby będące beneficjentami rzeczywistymi.

Uwagę zwraca również stosunkowo krótki termin na złożenie stosownej informacji, przy jednocześnie wysokich karach za niedopełnienie przewidzianych ustawą obowiązków. W przypadku podmiotów z udziałem kapitału zagranicznego, w których uprawnionymi do reprezentacji są również obcokrajowcy, w wielu przypadkach nie dysponujący podpisem elektronicznym, dotrzymanie terminu w tak krótkim czasie może być bardzo trudne. Pewne wątpliwości budzi również kwestia, czy zgłoszenie może zostać dokonane przez pełnomocnika. Należyte umocowanie osób przekazujących informacje w imieniu zobowiązanych podmiotów to kolejna kwestia, na którą należy zwrócić uwagę.

Konieczność zgłaszania do CRBR rzeczywistych beneficjentów spółek powoduje, że rację bytu i ekonomiczną opłacalność tracą dotychczasowe, w wielu przypadkach międzynarodowe, struktury ukierunkowane na ochronę majątku osobistego i planowanie  podatkowe, takie jak fundacje prywatne czy trusty. Biorąc pod uwagę trudności w operacyjnym zarządzaniu takimi wehikułami, jak i  brak realnych ekonomicznych (w tym podatkowych) korzyści warto rozważyć wycofanie się z nich wybierając konstrukcje prawne przewidziane w przepisach krajowych. Takie rozwiązanie pozwali nie tylko uprościć realizację obowiązków związanych z przekazywaniem informacji o beneficjentach rzeczywistych, ale przy odpowiednim ukształtowaniu struktury korporacyjnej może również zapewnić bezpieczeństwo i korzyści porównywalne ze skomplikowanymi strukturami międzynarodowymi.