Pierwsze dni kontroli UCS. Co naprawdę wpływa na dalszy przebieg sprawy?

Najpierw ustal, co dokładnie jest kontrolowane

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wyznacza jej formalny zakres, ale praktyczny kierunek często wynika także z pierwszych wezwań, rodzaju żądanych plików i pytań kierowanych do pracowników. Należy zestawić okresy rozliczeniowe, podatki, transakcje i kontrahentów objętych zainteresowaniem organu.

Nie każde żądanie dokumentów przesądza o zarzucie. Powtarzające się pytania o transport, podwykonawców, źródło towaru, osoby negocjujące transakcję albo przepływy na rachunkach mogą jednak pokazywać, jaką hipotezę sprawdza organ. W sprawach VAT będzie to często rzeczywiste wykonanie świadczenia, świadomość nieprawidłowości w łańcuchu albo dochowanie należytej staranności.

Zatrzymaj chaos informacyjny

Najczęstszym problemem nie jest brak dokumentów, lecz przekazywanie ich bez wspólnej kontroli. Księgowość odpowiada na część pytań, dział handlowy na kolejne, a zarząd składa wyjaśnienia bez wglądu w to, co wcześniej przesłano. Powstają różnice w nazewnictwie, datach i opisie procesu gospodarczego.

Warto od razu wyznaczyć koordynatora i założyć rejestr wszystkich żądań oraz odpowiedzi. Każdy dokument powinien mieć opis źródła, związku z transakcją i ewentualnych braków. Kopia materiału przekazanego organowi musi pozostać w aktach spółki w dokładnie tej samej wersji.

• jedna skrzynka i jedna osoba odpowiedzialna za kontakt z organem
• chronologiczny rejestr wezwań, terminów, odpowiedzi i załączników
• zakaz samodzielnego kasowania korespondencji, plików i danych z urządzeń
• weryfikacja zgodności dokumentów źródłowych z JPK, deklaracjami i księgami
• krótkie rozmowy z osobami, które faktycznie uczestniczyły w transakcjach

Korekta w terminie 14 dni - decyzja strategiczna, nie odruch

Ustawa o KAS przewiduje możliwość złożenia deklaracji lub korekty w terminie 14 dni od doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej. Po zakończeniu kontroli ponownie otwiera się 14-dniowy termin, liczony od doręczenia wyniku kontroli. Od 2025 r. możliwa jest również korekta częściowa, gdy podatnik zgadza się tylko z częścią ustaleń.

Korekta może ograniczyć koszty sporu, ale może również wpływać na odpowiedzialność karną skarbową, odsetki, sankcje i ocenę pozostałej części rozliczenia. Przed jej złożeniem trzeba ustalić wysokość ekspozycji, dostępne dowody, konsekwencje dla innych okresów oraz to, czy korekta nie pozostaje w sprzeczności z dokumentami lub wyjaśnieniami złożonymi w innej sprawie.

Materiał dowodowy buduje się od pierwszego wezwania

Odpowiedź na wezwanie powinna być kompletna w zakresie, w którym organ ma prawo żądać informacji, ale nie musi być nieuporządkowanym zrzutem całego archiwum. Dokumenty warto grupować według tez: zawarcie umowy, wykonanie świadczenia, odbiór, płatność, transport, gospodarcze uzasadnienie oraz weryfikacja kontrahenta.

Wczesne przedstawienie spójnej chronologii pomaga ograniczyć ryzyko, że organ zbuduje obraz transakcji wyłącznie na podstawie danych z JPK, rachunków bankowych i zeznań osób trzecich. Jeżeli brakuje dokumentu, lepiej wyjaśnić przyczynę i wskazać dowody zastępcze niż tworzyć po czasie materiał, którego pochodzenie będzie budziło wątpliwości.

Kontrola podatkowa, zabezpieczenie i KKS mogą rozwijać się równolegle

UCS nie działa wyłącznie w jednym trybie. Informacje z kontroli mogą zostać wykorzystane przy zabezpieczeniu zobowiązania, egzekucji administracyjnej albo w postępowaniu karnym skarbowym. Z tego powodu odpowiedzi składane w kontroli powinny być analizowane także z perspektywy osób odpowiedzialnych za rozliczenia i zarządzanie spółką.

Strategia procesowa powinna obejmować nie tylko spór o wysokość podatku, ale też płynność przedsiębiorstwa, możliwość blokady środków, odpowiedzialność członków zarządu oraz ryzyko osobiste osób składających wyjaśnienia. Te wątki nie powinny być prowadzone jako cztery niezależne sprawy.